「今お時間よろしいでしょうか」のNG例とお勧め文例３０選
目次
「今、お時間よろしいでしょうか」
このフレーズは
電話で相手を不快に
させない基本と言えます。
日常の仕事に欠かせないのが電話です。
それも携帯電話です。
このフレーズはビジネスマンにとって
思いのほか重要な意味を持ちます。
営業で第一印象が
大きなウェイトを占めるのと同じで
電話も第一声が非常に重要です。
多くの人が電話したときの
第一声の気遣いが
欠けているように感じます。
一般的に、
電話に連絡するときは相手の都合を
最初に確認するのがマナーです。
「今、よろしいですか？」
が定番ではないでしょうか。
いきなりなんの前触れもなく
電話を入れるわけですから
相手の都合や立場を
優先することは当然のことです。
電話を受けた相手も
いきなり唐突に本題に入られても
困惑するでしょう。
今日は
「相手を電話で不快にさせないためにどうすればよいか。」
を考えてみたいと思います。
「今、よろしいでしょうか」を忘れるべきでない
ビジネスで電話をするときは、
朝９時から夕方５時までが原則です。
昼食時間はなるべく避けましょう。
一般的にですが、始業から３０分、
就業前３０分は電話が立て込む時間帯です。
電話が繋がったら、
先方の会社名を確認して、
自分の名前を名乗ってから、
取り次いでほしい
相手の部署名と名前を告げます。
名乗らずに、
いきなり「○○さんをお願いします」
これはマナー違反です。
「いつもお世話になっております」
と必ず一言添えましょう。
社交辞令と言えばそれまでなのですが、
この一言があるのとないのでは
相手に与える心証が全く違います。
これは忘れないでください。
会社によっては部署名がわからないと
取り次いでもらえません。
事前に相手の所属とフルネームを
確認しておきましょう。
相手が出たら、自分の名前を名乗ります。
そして、
「今、よろしいでしょうか」
「今、お話してもよろしいでしょうか」
「今、お電話よろしいでしょうか」
と聞きましょう。
相手への気遣いです。
仮に、相手の都合が悪いようでしたら
次回いつ頃電話しても良いのか。
確認をします。
簡潔に話すのが大切ですが、
これを省略してはいけません。
用件が済んだら、
「失礼いたします」
と挨拶して電話を切ります。
電話はかけたほうから切るのが原則です。
相手が目上だったり、お得意様の場合は、
自分から切らずに、
相手が受話器を置くのを確認してから
切るようにしましょう。
切るときは、「ガチャッ」と音を立てて
受話器を置くべきではありません。
電話で用件を伝えるときは手際よく、
漏れのないように伝えます。
あらかじめメモを用意しておいたり、
最初に結論から
話し出すのも良い方法です。
「今、よろしいでしょうか」のNG例
ごていねいに、今、よろしいでしょうか。
申し遅れましたが、今、よろしいでしょうか。
私でよければ、今、よろしいでしょうか。
あいにくですが、今、よろしいでしょうか。
さようでございますか、今、よろしいでしょうか。
折り入って、今、よろしいでしょうか。
ありがたいのですが、今、よろしいでしょうか。
このような使い方はNGです。
定番の「今、よろしいでしょうか」
ですが、
多用は良くありません。
相手によっては一日に何十本も
電話に出ていることもあります。
中には、
「今大丈夫だからでているんだけど…」
「このやりとりめんどうくさい」
そう感じる人がいるのも事実です。
特に、
１日に何度もやりとりを
しなければならない場合、
そのたびに、
「今、よろしいですか？」
はちょっと鬱陶しいかもしれません。
そんなときは、
「お邪魔してしみません、○○です。」
などが使えますは。
「お邪魔してすみません」の
一言から始めることで
とてもソフトな印象になります。
「お邪魔してすみません、○○です。」
「今、よろしいですか？」
でも良いでしょう。
ちょっとした工夫をすることで、
印象は全く変わります。
たとえば、
何度か面識のある人が相手であれば、
「○○さん、こんにちは」
でも良いでしょう。
また、電話を切る際にも、
「それでは失礼します、ありがとうございました」
とお礼が一言あるだけで印象が違います。
留守電の場合はどうすればよいか？
電話で悩むのが、
留守番電話への対応ではないでしょうか。
留守電も、残す方と残さない方がいます。
基本、ビジネスではメッセージを
残す方が良いでしょう。
但し、問題はメッセージの残し方です。
例えば、
「○○です、すいません、またかけ直します」
と何となく残す人がいます。
相手にもよるのですが、数多くの
電話を受ける方はこのようなメッセージが
１０も２０もというケースもあるようです。
気遣いの中で優先順位が高いのは、
「相手の時間」です。
忙しい人ほど、
日々たくさんの電話やメールを
受けているものです。
そんな人からしてみれば、
「またかけ直します」
そんなメッセージばかりが
多数残されていたら
うんざりしてしまうものです。
留守電の際は、「詳細な内容」と
「相手にどうしてほしいのか」を
明確に伝えましょう。
・「○○の件で、先方が本日１７時までに回答が欲しいということでした。」
「お手数ですが、折り返しお願いできればと存じます。それでは失礼します。」
・「○日の打ち合わせですが、急な出張が入ってしまいました。」
「予定の変更をお願いしたいのですが、メールにて日程をお送りします。」
「ご確認いただけましたら幸いです。申し訳ありません。」
など、
「折り返せばいいのか」
「急ぎの案件なのか」
「メールを見ればいいのか」
詳細を伝えることで
相手も優先順位をつけて
行動することができます。
ショートメッセージなどで
「電話の件、追ってメールします」
などとフォローしておくのも良いでしょう。
電話に出るときの注意点
「もしもし、○○さん」と
名前を呼びながら電話に出ると
好感度があがります。
電話に出る側の気遣いなのですが、
「はい、○○です」と、
名乗って出る方が多いと思います。
さらに、好感度を上げるためには
相手の名前を呼びながら出ることです。
「もしもし、○○さん」
「〇〇さん、こんにちは」
と言いながら出ると、
お互いの中に安心感が生れるものです。
「今、よろしいですか」のお勧め文例３０選
ここでは電話対応に限らず
「よろしいでしょうか」
のお勧め文例を紹介します。
１、「貴社訪問打ち合わせの件ですが、いつがご都合よろしいでしょうか。」
２、「今回の社員研修は入社３年未満が対象と言うことでよろしいでしょうか。」
３、「ご相談したいことがあるのですが、お時間をいただいてもよろしいでしょうか。」
４、「今の説明に関してお伺いしたい点があるのですがよろしいでしょうか。」
５、「今、お時間を少しだけいただいてもよろしいでしょうか。」
６、「お名前を頂戴してもよろしいでしょうか。」
７、「来週の水曜日１２日にお休みをいただきたいのですが、よろしいでしょうか。」
８、「申し訳ありませんが体調が優れないため、早退させていただいてもよろしいでしょうか。」
９、「ご多用中恐縮ですが、こちらの書類をお目通ししていただいてもよろしいでしょうか。」
１０、「課長からの意見を取り入れ、この案で進めていきたいのですがよろしいでしょうか。」
１１、「内容に間違いがなければ、こちらに自署捺印をいただきたいのですがよろしいでしょうか。」
１２、「今、佐々木を呼んできますので、こちらでお待ちいただいてもよろしいでしょうか。」
１３、「決算報告に関して一点だけ質問してもよろしいでしょうか。」
１４、「こちらの書類、本日先方にお送りしてよろしいでしょうか。」
１５、「出張の申請は、本日中に済ませた方がよろしいでしょうか。」
１６、「来週火曜日の会議の時間を変更したいのですがよろしいでしょうか。」
１７、「来週、取引先の○○社に伺うのですが、手土産は何をお持ちすればよろしいでしょうか。」
１８、「こちらの申込書の太枠内にお名前をご記入いただいてもよろしいでしょうか。」
１９、「今週金曜日に貴社の別部署に伺う予定があります。打ち合わせはそのあとに設定させていただいてもよろしいでしょうか。」
２０、「誠に勝手ながら納期を延ばしていただけないかというご相談なのですが、本日ご説明に伺ってもよろしいでしょうか。」
２１、「御社へ来週の木曜日１５：００に伺ってもよろしいでしょうか。」
２２、「失礼ですが、来週の面談の日程を再来週２２日の１８：００に変えていただいてもよろしいでしょうか。」
２３、「添付した資料を確認していただいてもよろしいでしょうか。」
２４、「お隣に座ってもよろしいでしょうか。」
２５、「荷物を預かっていただいてもよろしいでしょうか。」
２６、「資料の作成終了しましたので、本日はこれで帰宅してもよろしいでしょうか。」
２７、「ご注文内容は、以上でよろしいでしょうか。」
２８、「この仕事は受けられないという認識でよろしいでしょうか。」
２９、「お見積書には消費税の記載がありませんでしたが、消費税込みとの認識でよろしいでしょうか。」
３０、「下記の通りに新製品開発スケジュールを企画いたしましたが、この開発スケジュールにてよろしいでしょうか。」
「今、よろしいでしょうか」営業マンが上手に使うために
お伝えしてきたように、
「今、よろしいでしょうか」は
電話で相手を不快にさせない
基本と言えます。
但し、ただこの言葉を
使えば良いというものではありません。
先述しましたが、
アレンジや応用も必要です。
貴重な相手の時間を頂く
このことに対する
感謝の気持ちがあるかどうか。
言葉も大切ですが、
この心配り、気配りがあってこそ
生きてくる一言です。
相手の時間は
相手の生命の一部とも言えます。
貴重な相手の生命の一部を
いただくわけですから
その重みを感じているかどうか。
こちらの電話に時間を割いて下さる
相手に対してどれだけ感謝の念が
もてているのかどうか。
電話で相手を不快にさせないために
ここがポイントのような気がします。
自分の都合を
優先させないよう注意しましょう。
逆に言うと電話での何気ない会話の中から
相手への日頃の感謝が伝わるようになれば
あなたの理解者・協力者は
みるみる増えていく事でしょう。
一本の電話には
そのくらいの価値と力があるものです。
現代社会ではますます電話での
ビジネスシーンが増えていきます。
是非、「今、よろしいですか」
を上手に使いこなし
日々の営業活動を円滑に
進めていただければと存じます。
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